法人で中古パソコンの導入を検討する際、耐用年数や経費処理の扱いに不安を感じる担当者の方は少なくありません。

税務上の正しい処理ができなければ、社内の稟議を通すこと自体が難しくなります。中古パソコンは新品とは異なる耐用年数の計算方法があり、適切に理解しておくことが重要です。

本記事では、中古パソコンの耐用年数に関する基礎知識から具体的な計算方法、経費計上の方法まで体系的に解説します。

法人のパソコン購入担当者が判断に必要な情報をすべて得られる内容となっていますので、ぜひご一読ください。

パソコンの耐用年数とは

法人で使用するパソコンには、税法上定められた耐用年数が設定されています。耐用年数とは、減価償却資産の使用可能期間のことで、パソコンの種類や用途によって異なります。

法人が業務用パソコンを取得した際は、耐用年数に応じて毎年少しずつ経費化する減価償却という処理が必要です。

一般的なパソコンの耐用年数

一般的な業務用パソコンは、器具および備品の電子計算機に分類されます。国税庁が定める耐用年数表によると、パーソナルコンピュータの法定耐用年数は4年と定められています。

これはデスクトップパソコンでもノートパソコンでも同様に適用され、通常の業務で使用する一般的なパソコンはすべてこの基準です。

4年という期間は、パソコンが業務上有効に機能すると見込まれる標準的な期間として設定されています。

法定耐用年数は減価償却の計算に使用される会計上の概念であり、実際の故障や買い替え時期とは一致しない点に注意が必要です。

サーバー用のパソコンの耐用年数

業務用のサーバーとして使用されるパソコンの場合、法定耐用年数は5年と定められています。

一般的なパソコンよりも1年長い耐用年数が設定されているのは、サーバー用機器が連続稼働を前提とした堅牢な設計になっていることが考慮されているためです。

サーバー用パソコンは、社内ネットワークの中核を担う機器として24時間365日稼働することも少なくありません。

このような用途に耐えうる性能と信頼性を持った機器であることから、通常のパソコンよりも長い耐用年数が認められています。

法人の会計処理では、購入したパソコンがサーバー用途であるかを明確に区分し、適した耐用年数を適用することが必要です。

ディスプレイパソコンの耐用年数

デスクトップパソコンを使用する場合、本体とディスプレイはそれぞれ別個の減価償却資産として扱われます。

パソコン本体の耐用年数は先述のとおり4年ですが、ディスプレイについては単独で取得価額を計算し、個別に減価償却を行うことが必要です。

ディスプレイも器具および備品として分類され、その法定耐用年数はパソコン本体と同じく4年です。

本体とディスプレイを同時に購入した場合でも、税務上は別々の資産として管理し、それぞれの取得価額に基づいて減価償却を計算します。

一体型パソコンの場合は分離できないため、全体を1つの資産として扱い、4年の耐用年数です。

周辺機器の耐用年数

プリンターやスキャナー、外付けハードディスクなどの周辺機器についても、それぞれに応じた法定耐用年数が定められています。これらの機器は器具および備品の各項目に該当し、種類によって耐用年数が異なります。

プリンターや複合機は複写機、計算機その他これらに類するものとして分類され、法定耐用年数は5年です。

外付けハードディスクやUSBメモリなどの記憶装置は、パソコンの周辺機器として4年から5年の耐用年数が適用されるのが一般的です。

周辺機器の取得価額が100,000円未満の場合は、少額の減価償却資産として一括で経費計上できる場合もあります。

中古パソコンの耐用年数は新品のパソコンとは違う？

中古パソコンを取得した場合、新品のパソコンとは異なる耐用年数の計算方法が適用されます。中古資産の耐用年数は取得時点の残存使用可能期間に基づいて算定されるため、新品と同じ4年を適用するとは限りません。

国税庁が定める規定によれば、中古資産を取得して事業に使用する場合、その資産の使用可能期間を見積もった年数を耐用年数とすることができます。

ただし、使用可能期間の見積もりが困難な場合は、簡便法という計算方法を用いて耐用年数を算定することが認められています。

この簡便法を使用すれば、中古パソコンの耐用年数は製造からの経過年数に応じて計算され、多くの場合は新品の4年よりも短い期間です。

法人が中古パソコンを購入する際は、この特例的な計算方法を理解しておくことで、より有利な減価償却が可能です。

中古パソコンでも税務上のルールにしたがって適切に処理すれば、新品と同様に業務利用できるだけでなく、早期の経費化によって節税効果も期待できます。

中古パソコンの耐用年数の計算方法

中古パソコンの耐用年数を計算する際は、製造からの経過年数によって計算式が異なります。国税庁が定める簡便法を使用すれば、複雑な見積もりをせずに明確な基準で算定可能です。

簡便法では、法定耐用年数を全部経過しているか、一部のみ経過しているかで2つの計算パターンに分かれます。パソコンの法定耐用年数は4年のため、製造から4年以内か4年超かで異なる計算方法です。

耐用年数以内の場合の計算方法

製造から4年以内の中古パソコンを取得した場合、法定耐用年数から経過年数を差し引き、経過年数の20%を加算する方法で耐用年数を計算します。

計算式は、耐用年数＝（法定耐用年数－経過年数）＋（経過年数×20%）です。

例えば、製造から2年経過した中古パソコンを購入した場合、計算は次のようになります。

（4年－2年）＋（2年×20%）＝2年＋0.4年＝2.4年となり、1年未満の端数を切り捨てて耐用年数は2年です。

製造から1年経過したパソコンであれば、（4年－1年）＋（1年×20%）＝3年＋0.2年＝3.2年で、端数切り捨てにより3年となります。

耐用年数を過ぎている場合の計算方法

製造から4年を超えた中古パソコンを取得した場合、法定耐用年数の20%に相当する年数が耐用年数となります。パソコンの法定耐用年数は4年ですので、4年×20%＝0.8年です。

計算結果が2年に満たない場合は2年とする規定がありますので、法定耐用年数を過ぎた中古パソコンの耐用年数は一律2年です。

製造から5年経過していても10年経過していても、同じく2年の耐用年数が適用されます。この規定により、古い中古パソコンほど早期に減価償却を完了できることがメリットです。

法人が予算を抑えつつ設備投資を行う際、耐用年数2年の中古パソコンを選択することで、短期間での経費化が実現できます。

中古パソコンの耐用年数に関する注意点

中古パソコンの耐用年数を適用する際には、いくつかの重要な注意点があります。税務処理を正確に行うため、これらのポイントを事前に理解しておくことが必要です。

耐用年数の算定に関する誤りは税務申告に影響を与える可能性があるため、法人担当者として押さえておくべき事項を確認しましょう。

パソコンの製造年月日を把握しておく

中古パソコンの耐用年数を計算するには、製造年月日の正確な情報が不可欠です。経過年数を算定する起点となる製造時期が不明確だと、適切な耐用年数を設定できません。

パソコンの製造年月日は、本体のシリアル番号や製品情報で確認できる場合がほとんどです。

購入時に販売店から製造時期に関する資料を受け取り、会計処理の根拠資料として保管しておくことが推奨されます。

製造年月日が明確でない中古パソコンを購入した場合、簡便法による耐用年数の算定が困難になる可能性があります。

法人での購入では、製造時期を証明できる書類の有無を確認してから取得を進めることが望ましいです。

耐用年数と寿命は必ずしもイコールではない

税務上の耐用年数は減価償却の計算に使用される会計上の概念であり、パソコンの実際の使用可能期間とは別物です。

耐用年数が2年と計算された中古パソコンでも、適切にメンテナンスすればそれ以上長く使用できる場合も少なくありません。

逆に、耐用年数内であってもハードウェアの故障や性能不足により買い替えが必要になることもあります。

耐用年数はあくまで税法上の基準であり、実際の業務での使用期間は機器の状態や使用環境によって大きく変動します。

法人でパソコンを導入する際は、耐用年数による減価償却の計算と、実際の使用計画を分けて考えることが必要です。

中古パソコンの減価償却方法

中古パソコンを取得した際の減価償却方法には、定額法と定率法という2つの選択肢があります。それぞれの方法には特徴があり、法人の会計方針や資産管理の方針に応じて選択します。

どちらの方法を採用するかによって、各年度の経費計上額や税負担が変わってくるため、自社の状況に適した方法を選ぶことが重要です。

定額法

定額法は、毎年同じ金額を償却していく減価償却方法です。取得価額を耐用年数で均等に分割し、毎期一定額を経費として計上します。

計算式は、取得価額×定額法の償却率で求められ、償却率は耐用年数に応じて国税庁が定める数値です。

例えば、耐用年数2年の場合に償却率は50%となり、毎年取得価額の50%ずつを償却していきます。

定額法のメリットは、毎年の償却額が一定であるため、長期的な経費予測が立てやすい点です。

中小企業や個人事業主の場合、届出をしなければ自動的に定額法が適用されますので、特に選定の手続きをしていない場合はこの方法で処理を行います。

定率法

定率法は、未償却残高に対して一定の割合を償却していく方法です。初年度の償却額が多く、年を経るごとに償却額が減少していく特徴があります。

計算式は、期首未償却残高×定率法の償却率となり、毎年の償却額は前年の残高に応じて変動します。耐用年数2年の場合、償却率は100%となり、初年度で全額を償却できる計算です。

定率法は初期に多くの経費を計上できるため、早期に投資回収を図りたい場合や、初年度の税負担を軽減したい場合に有効な方法となります。

ただし、定率法を選択する場合は事前に税務署への届出が必要ですので、適用を希望する際は手続きを忘れないよう注意が必要です。

中古パソコンの代金を経費として計上するには？

中古パソコンを購入した際の経費計上方法は、取得価額の金額によって選択肢が異なります。金額に応じて有利な方法を選択することで、税務上のメリットを大きく引き出せます。

100,000円・200,000円・300,000円といった金額の区分によって適用できる制度が変わるため、購入前に各方法の違いを理解しておくことが重要です。

100,000円以下の中古パソコンの場合

取得価額が100,000円未満の中古パソコンは、少額の減価償却資産として取り扱われます。この場合、購入した事業年度において、取得価額の全額を一括で経費計上が可能です。

100,000円未満かどうかの判定は、税抜経理方式を採用している法人であれば税抜価格、税込経理方式であれば税込価格で行います。

1台あたりの価格が基準を満たしていれば、複数台を購入した場合でもそれぞれ一括経費計上が可能です。

この方法を使えば減価償却の計算が不要となり、購入年度に全額を経費化できるため、事務処理の負担も軽減されます。少額の中古パソコンを導入する場合は、シンプルで有利な経費計上方法です。

一括償却資産として処理する場合

取得価額が100,000円以上200,000円未満の中古パソコンについては、一括償却資産として処理する選択肢があります。

この方法を選択すると、取得価額を3年間で均等に償却していくことが可能です。一括償却資産として処理する場合、実際の耐用年数に関わらず一律3年で償却できるメリットがあります。

中古パソコンの簡便法による耐用年数が3年を超える場合、一括償却資産として処理した方が早期に経費化できる可能性があります。

ただし、一括償却資産として処理を開始した場合、途中で除却や売却をしても残存簿価を一括で経費計上することはできません。3年間にわたって均等償却を続けることが必要です。

少額減価償却資産の特例を使用する場合

中小企業者等に該当する青色申告法人の場合、取得価額300,000円未満の減価償却資産について、少額減価償却資産の特例を適用できます。

この特例を使用すれば、取得年度に全額を一括で経費計上できます。この特例は2026年3月31日までの時限措置として設けられており、年間合計3,000,000円まで適用可能です。

複数台の中古パソコンをまとめて購入する場合でも、合計額が3,000,000円以内であれば全額を購入年度の経費として処理できます。

特例の適用を受けるには、確定申告書に少額減価償却資産の取得価額に関する明細書を添付することが必要です。

中小企業にとって有利な制度なので、要件を満たす場合は積極的に活用することをおすすめします。

中古パソコンの購入を検討しているなら

中古パソコンの耐用年数や経費処理について理解を深めたら、次は購入先の選定です。信頼できる販売元から購入することが法人利用において重要となります。

税務処理に必要な製造年月日の情報が明確であること、動作確認やデータ消去が適切に行われていること、購入後のサポート体制が整っていることを確認しましょう。

これらの条件を満たす販売元を選ぶことで、コストを抑えながら業務に支障のない導入を実現することが可能です。