法人パソコンのレンタルの仕組み

法人向けパソコンのレンタルとは、一定期間パソコンが借りられるサービスです。数日や数ヶ月の短期から、1年以上の長期で借りられるサービスもあります。

短期レンタルは、展示会や研修など一時的にパソコンが必要なときに適したサービスです。一方長期は日常使いのほかにも、初期費用を抑えたい場面で利用されます。

ハイスペックのパソコンを購入するとなると、それなりにコストがかかります。

レンタルなら特に初期費用でコストカットできるため、必要な期間だけハイスペックのパソコンを借りるケースも珍しくありません。

法人向けパソコンのレンタルとリースの違い

法人向けパソコンにはレンタルのほかに、リースもあります。レンタルとリースは同じ貸し出しサービスなので、詳しい違いがわからない方もいるでしょう。

レンタルとリースには、さまざまな違いがあります。主な違いを紹介すると、以下のとおりです。

• 利用目的
• 契約期間
• 途中解約の可否
• 修理対応
• 保守やサポート
• 費用
• 会計処理

このように、両者の違いは多岐にわたります。具体的にどのような違いがあるのか、項目別に見ていきましょう。

利用目的の違い

レンタルとリースの違いの一つが、利用目的です。貸出期間はレンタルが短期なのに対し、リースは長期が一般的です。

レンタルは短期間のパソコン利用に適しています。1年前後で完了するプロジェクトや一時的に人員補強するためにパソコンが必要なときに利用しましょう。

一方中長期的にパソコンを確保する必要があるなら、リースの方がおすすめです。中長期的に人員を増員するためにパソコンが必要なら、リースを活用しましょう。

契約期間の違い

レンタルとリースの違いに、契約期間も挙げられます。レンタルは短期が主なものの長期でも対応可能で、リースは基本長期契約のサービスです。

リースの場合、2年以上の契約が基本と考えておきましょう。パソコンの法定耐用年数が4年で、法定耐用年数×70％で算出するためです。

レンタルでも長期契約に対応しているサービスもあります。ただ長期契約になると、コストが割高になりがちです。

リースの方がお得になりがちなため、借りる際には慎重に比較しましょう。

途中解約の可否の違い

レンタルとリースの違いに、途中解約の可否もあります。リースの場合、原則途中解約を認めていません。

途中解約ができた場合でも、残り期間のリース料金を支払わなければなりません。もしくは違約金を別途請求される可能性があります。

一方レンタルは、契約の面では自由度が高いです。途中解約も可能で、リースのように違約金も発生しません。

今後人員の増減があり、柔軟な契約を希望するならレンタルの方が適しています。

修理対応の違い

パソコンを使い続けていると、ある日不具合を起こすこともあるでしょう。使用しているパソコンの修理対応も、レンタルとリースでは異なります。

レンタルの場合、修理費用はレンタル会社負担が一般的です。すぐに直せない場合には、迅速に代替機を用意してもらえるでしょう。

一方リースの場合、故障した際の対応は利用している法人になるのが一般的です。修理費用も利用している法人持ちです。

保守やサポートの違い

レンタルでもリースでも、保守やサポートが受けられるサービスは少なくありません。ただし保守やサポートに関する契約内容に違いが見られます。

レンタルの場合、レンタル契約のなかに保守やサポートも含まれている場合も少なくありません。一方リース契約の場合、保守契約を別途で交わさないといけないかもしれません。

するとリースの場合、保守やサポートに関する費用が追加発生する恐れがあります。レンタルの場合、レンタル料金のなかに含まれているので追加請求されることはないでしょう。

費用の違い

レンタルとリースとでは、料金も違ってくるので注意が必要です。総額で比較した場合、レンタルの方が安く抑えられる可能性が高いでしょう。

リースの場合、使用したパソコンの本体価格にリース料率が上乗せされます。さらに修理が発生するとその費用も別途発生するので、割高になりがちです。

ただレンタルの方が基本割安になるものの、長期利用になると割高になる恐れもあるので注意が必要です。

会計処理の違い

レンタルとリースでは、会計処理の方法が異なります。レンタルの場合、賃借料が勘定科目です。そして全額経費処理が可能です。

一方リースはファイナンスリースとオペレーティングリースで処理方法が異なります。途中解約禁止かつリース料が本体価格の90％以上ならファイナンスリース扱いです。

ファイナンスリースであれば、減価償却で経費処理しなければなりません。うえで紹介した条件を満たさなければ、オペレーティングリース扱いで処理できます。

オペレーティングリースの場合、リース料での計上が可能です。レンタルと同じく、全額経費として処理できます。

法人向けパソコンをレンタルするメリット

法人向けパソコンサービスのうちレンタルを利用するのも、一つの選択肢です。ただ具体的にレンタルするメリットがよくわからない方もいるでしょう。

ここでは、法人向けパソコンをレンタルする主なメリットを解説します。購入と違って、パソコンを在庫として抱える必要はありません。

解約をはじめ、契約の条件が柔軟で修理も業者に任せられます。運用面で余計な負担をせずに済むのは、レンタルの大きなメリットです。

契約期間の自由度が高い

レンタルのメリットとして見逃せないのは、契約が柔軟な点です。レンタルは数日単位の短期から数年単位の長期まで、さまざまな条件で対応できます。

また契約途中で借入台数を変更できるのもメリットといえます。途中解約が可能なので、契約期間中に機種を借り換えられます。

契約期間中によりスペックが高く、自分たちの用途によりマッチする機種が出てくるかもしれません。レンタルであれば、期間内でも新しい機種に乗り換えられます。

レンタルは契約すれば、すぐに必要なパソコンを確保できます。急にパソコンが必要になったときに柔軟に対応できるのも、メリットです。

修理を自社で行う必要がない

法人向けパソコンのレンタルを見ると、保守サービスが充実しているのもメリットです。万が一パソコンに不具合が発生すれば、修理をお願いできます。

もし修理に多少時間がかかる場合には、迅速に代替機を用意してくれます。パソコンが使用できない期間はほとんど発生しません。

リースの場合、パソコンが故障すれば修理費用は自分たちで負担しなければなりません。代替機を用意してくれないところも少なくないので、法人運営に大きな影響が出るかもしれません。

不要になったらすぐに解約できる

レンタルの場合、いつでも解約できるのもメリットです。リースの場合途中解約は基本的にできませんし、できたとしても高額な違約金が発生する恐れがあります。

レンタル契約で解約した場合、それまでの利用期間の精算が必要です。しかし高額な違約金が発生することはありません。

契約期間中に社員が退職したり部署異動したりして、レンタルしたパソコンが必要なくなる場合もあるでしょう。そのようなときでも手軽に解約できます。

会計を簡素化できる

パソコンレンタルのメリットとして、会計処理がシンプルな点も見逃せません。レンタルした場合、レンタル料金を全額経費として処理できるためです。

一方リース契約にした場合、減価償却で処理しなければなりません。数年にわたって、一定割合を経費として計上する必要があります。

減価償却の計算がない分、リースと比較して経理担当者の負担を軽減できます。中小企業をはじめ、経理が手薄な法人なら負担軽減のためにレンタルサービスを利用するのも一考です。

法人パソコンをレンタルするデメリット

法人向けパソコンのレンタルにはメリットがある半面、デメリットがあることも理解しておきましょう。ここでは具体的なデメリットを解説します。

法人向けパソコンのレンタルサービスを利用する主なデメリットとして、以下のポイントに留意しなければなりません。

• レンタルできる機種が限られる
• レンタル期間によっては料金が割高になる

なぜ以上2点がパソコンをレンタルする際のデメリットになるのか、以下で詳しく紹介します。

レンタルできる機種が限られる

法人向けパソコンのレンタルサービスのデメリットとして、レンタルできる機種が限られる点は留意しなければなりません。業者の在庫のなかから選ばなければならないためです。

場合によっては、自社が求める性能やスペックを満たした機種の取り扱いがないかもしれません。またメモリやストレージの増設ができない恐れもあります。

自分たちが希望する機種が在庫にあるか、まずは業者に問い合わせましょう。希望する機種がなければ、リースや購入を検討する必要が出てきます。

レンタル期間によっては料金が割高になる

レンタルサービスを利用する場合、レンタル期間と費用に留意しましょう。条件次第で、割高になるリスクがあるためです。

一般的に長期間の契約だと、費用がかさむ恐れがあります。レンタル料には修理やメンテナンス費用も含まれるためです。期間中修理の必要がなければ、割高になるでしょう。

逆に数日単位の短期レンタルも割高になるかもしれません。リースや購入と比較して、コスパがどうか十分検討しましょう。

ただし故障して修理した場合、メンテナンス料の含まれているレンタルが逆にお得になる場合もあります。

法人向けパソコンのレンタルと購入の使い分け

法人向けパソコンを導入する際に、購入とレンタルが考えられます。どちらがよいのかは、一概にはいえません。

ケースバイケースで考えましょう。もし初期費用を賄えるなら、購入がおすすめです。

初期費用がかかるものの、月々のレンタル料の負担がありません。パソコンの返却や初期化などの余計な作業も必要ありません。

購入の場合、法人の所有物です。パソコンを自由に使用できるので、カスタムを希望する場合も購入を検討しましょう。

一方レンタルは、できるだけ早くパソコンを使用したいときに適しています。レンタル会社の保有するパソコンを貸し出すサービスだからです。初期費用もレンタル料金のみです。

営業所の新規設置をはじめ、短期間緊急的に必要なときにレンタルサービスを活用しましょう。

このようにパソコンを導入する際に、購入が有利な場合とレンタルがお得な場合があります。レンタルにこだわるのではなく、パソコン購入も検討しましょう。

費用を抑えるなら中古パソコン購入の方がお得なケースも

もし長期的にパソコンを使用するのであれば、パソコン購入がかえってお得な可能性もあります。たしかに初期費用はリースやレンタルよりもかかるかもしれません。

しかし購入費用を賄ってしまえば、故障しない限り追加費用はかかりません。一方リースやレンタルの場合、利用期間中毎月費用を支払います。

数年単位のような長期利用を視野に入れているのであれば、パソコン購入がかえって割安になるかもしれない点も留意しましょう。

パソコンを購入したい、ただ費用はできるだけ抑えたければ、中古パソコンを購入するのも一考です。中古パソコンなら、新品よりもかなり出費を抑えられるためです。

法人向けパソコン導入の費用を抑えたいなら

法人向けパソコンの導入方法として、購入・リース・レンタルの3種類あります。レンタルの場合、初期費用を安く抑えられますし、修理も業者にお任せできるのがメリットです。

一方で契約条件に注意が必要です。契約期間によっては、割高になる恐れがあります。

もし初期費用を賄えるのであれば、購入するのも一考です。導入時にまとまった費用が必要なものの、その後レンタル料やリース料のように毎月コスト負担する必要がありません。

パソコンを低価格で導入したければ、中古パソコンの購入を検討しましょう。新品よりもコストを抑えて、自社にマッチする機種を導入できるためです。