法人がパソコンを廃棄するのはどのようなとき？

法人がパソコンを廃棄するべきタイミングは次の5つのタイミングです。

• パソコンの寿命を迎えたとき
• 故障で修理不可能になったとき
• パソコンを購入して5年前後経過したとき
• 事業を縮小するとき
• リース契約が終了するとき

このタイミングを見計らって計画的にパソコンの廃棄を進めましょう。一般的にパソコンの入れ替えは3年から5年のサイクルがよいといわれています。

これは4年目以降のパソコンは性能低下や寿命により作業効率が下がるためです。また、故障による業務停止やデータ消失、サポート終了後のOSを使い続けることによるセキュリティリスクなど見えにくいコストがかかります。

ここでは法人がパソコンを廃棄するのはどのようなときか、上記5つのタイミングについて紹介していきます。

パソコンの寿命を迎えたとき

パソコンの寿命を迎えたときは廃棄するタイミングです。パソコンが寿命を迎えると生産性が低下するとともにセキュリティやデータの消失リスクが高まります。

具体的には、パソコンが突然シャットダウンされたりフリーズやカクツキなどの症状が頻繁に現れたりするときです。

また発熱・異音・焦げの臭いなど普段と異なる挙動をするときも寿命が近い合図だと考えられます。このような症状が見られる場合はパソコンの入れ替えを行う方が業務の停止のリスクや修理のコストを抑えることが可能です。

故障で修理不可能になったとき

修理ができないほどの故障であれば思い切ってパソコンの廃棄を考えましょう。故障したパソコンを倉庫などに置いておいてもスペースを失うだけです。

すでに3年以上使っているPCであれば、新品や良質な中古への入れ替えに切り替えた方がコストを抑えられることが少なくありません。

パソコンを購入して5年前後経過したとき

購入して5年前後経過したパソコンも廃棄の目安となります。5年間使用したパソコンは部品の劣化やOSのアップデートの要件を満たさない可能性もあるため廃棄を検討すべきです。

HDDやSSDの劣化はパソコンの処理速度に影響します。このようなパソコンはマルチタスクをこなすのが難しく、作業効率を下げる原因です。

またOSの要件を満たさずアップデートできない状態が続くと、ウィルス対策ソフトが正常に動作せずデータ消失のリスクや情報漏洩につながります。

5年がパソコンの買い替えサイクルといわれていますが、3年目には次の買い替えのことを念頭に入れ廃棄を計画的に進めましょう。5年以上パソコンを使うことはリスクも大きくなることを理解することが大切です。

事業を縮小するとき

事業縮小のタイミングでは、不必要なパソコンの廃棄を進めましょう。資産台帳と現物が一致しなくなったり、どの部署の所有物かわからないPCが増えたりするためです。

事業縮小が決まった時点で棚卸しを行い、仕分けしていくと保管コストや紛失のリスクを抑えられます。

リース契約が終了するとき

リース契約が終了するとき、パソコンが古くなっている場合は廃棄するのも選択肢の1つです。同時に新しいPCへの入れ替えを検討しましょう。リースのパソコンでも会社での機密情報が入っているため、データ消去の作業は必要です。

法人向けパソコンの廃棄方法

法人パソコンの廃棄方法は、主に産廃業者とメーカー回収のルートです。法人パソコンは基本的に産業廃棄物扱いで、家庭用とは異なり自治体や家電量販店に持ち込んで捨てることはできません。

これは法人パソコンには機密事項が残っている可能性があり、情報漏洩を防ぐことが理由です。そこで、産廃業者を利用するのが法人パソコン廃棄の方法の1つです。産廃業者では複数メーカーのパソコンを同時に引き取ってもらえるため、廃棄の手間が省けます。

一方で許可を得ずに営業していたり、回収したパソコンから個人情報が抜き取られたりする悪徳業者に注意が必要です。自治体の認可の有無をしっかり確認しましょう。

法人パソコンの廃棄の際にはメーカーに回収してもらうことも可能です。メーカー回収のメリットは本体を持ち込むことで廃棄までの処理を一任できます。

ただし家庭用パソコンの場合は無料で引き取ってもらえる場合がありますが、法人パソコンでは有料となるため注意が必要です。

法人向けパソコンはリサイクルに出せるか

法人向けパソコンはリサイクルに出せます。一般社団法人パソコン3R推進協会では事業系PCリサイクルを行っています。

リサイクルの手順はインターネットからの申し込みとデータの消去を事業者側で行い、申込書に記載のとおりに3R推進協会が回収する流れです。

リサイクルでは法人パソコンが次の持ち主に渡り、内部の金属やプラスチックを有用な資源に変換できます。廃棄によるごみを増やさず、資源を循環させる環境に配慮した社会的な意義のあるものです。

廃棄とリサイクルのどちらを選ぶかは、台数・タイミング・ほかの廃棄物の有無などで変わってきますが、捨てるだけではなく資源として循環させるという選択肢があることを頭に入れておきましょう。

法人向けパソコンのデータ消去のやり方

ここでは、法人向けパソコンのデータ消去のやり方をソフトウェアを利用・ハードディスクの破壊・専門の業者に依頼の3観点から解説します。

法人パソコンでは情報漏洩を防ぐためにデータ消去が必要です。それぞれ詳細を見ていきましょう。

ソフトウェアを利用

ソフトウェアを利用するデータ消去はソフトウェア起動後、パソコンを上書きすることでデータを消去する仕組みです。特別な知識がなくても画面の指示にしたがって操作すればデータの消去が行えます。

ゴミ箱削除やフォーマットではファイルの場所情報を消しているに過ぎず、専用ツールを使えば復元できてしまうケースが多くあります。そのためソフトウェアを利用して復元できないようにすることがおすすめです。

消去する規模にもよりますが、大規模なもので100,000~150,000円（税込）ほどコストがかかります。処理回数が増えるほど手間や時間がかかる方法です。

自社のオフィス内で完結しやすいこともメリットの1つで、台数が少ない場合やリース返却との相性がよい方法といえます。

ハードディスクの破壊

ハードディスクやSSDを破壊してしまう方法は、データ消去のなかでも復元されにくい手段の1つです。専用の破砕機やカッターなどを使えば、記録面そのものが粉砕され実質的に復元は不可能になります。

専用の道具がなくてもハンマーで強く打ちつけたり、ドリルで複数箇所に穴を開けたりすることで読み取り不能な状態に近づけられます。

この方法のメリットは、後からデータを復旧される心配がなくなる点です。一方でストレージ自体は再利用できなくなり、廃棄するしかありません。

環境負荷や廃棄コストも考慮して、ルールに沿って処分することが大切です。専門のデータ破壊サービスに依頼すれば破壊作業から産廃処理までまとめて任せられるケースも多く、手間を省くことができます。

専門の業者に依頼

データ消去を専門の業者に依頼する方法は、精度が高く利用者側の手間もほとんどかかりません。専用機器や新しい技術を用いて処理してくれるため、情報漏洩のリスクを減らせます。

ただし、どの業者でもよいわけではないため事前にサービス内容やサポート体制についてよく確認することが欠かせません。

料金は台数や方式によって変わるため、複数社から見積もりを取りサービス内容とあわせてコストパフォーマンスの高い業者を選びましょう。

法人向けパソコンを廃棄する際の注意点

法人向けパソコンを廃棄する際の注意点は次の5点です。

• パソコン内の情報を削除する
• 管理シールをしっかりはがす
• 法的規制を確認する
• 環境へ配慮する
• 悪徳業者に騙されない

上記の注意点をよく確認し、パソコン内に社内情報を残さないようにしましょう。また、廃棄の際の法的規制を理解することで会社の信頼を失わないことが大切です。

パソコン内の情報を削除する

パソコン内の情報を削除することは、廃棄の際に優先すべきポイントです。単純にファイルを削除したり、フォーマットしたりしただけでは復元可能な情報が残っている場合があります。

前の章で紹介したようにソフトウェアを利用・ハードディスクの破壊・専門の業者に依頼といった方法でデータを消去しましょう。パソコンを外部に持ち出す前に済ませておくことでリスクを減らせます。

管理シールをしっかりはがす

資産管理シールの管理は忘れやすいポイントです。管理番号・部署名・社員名・オフィス所在地などが記載されたシールを貼り付けたまま廃棄に出してしまうと情報漏洩のリスクにつながります。

資産管理台帳でも廃棄済みや返却済みなどと更新を忘れずに行い、後から所在不明扱いにならないようにしておく必要もあります。

法的規制を確認する

法人向けパソコンを廃棄する際には法的規制も確認しましょう。法人PCの廃棄では、複数の法律・ルールが関係してきます。代表的なものとして挙げられるのは廃棄物処理法・資源有効利用促進法・個人情報保護法などです。

廃棄物処理法では、事業者は自らが出した廃棄物を適正に処理する責任を負うことになります。資源有効利用促進法では、パソコンが指定再資源化製品として位置づけられメーカー回収やリサイクルへの動きが強化されているそうです。

また、個人情報保護法により守られるはずの個人情報をパソコン内に残したまま第三者に渡った場合、信用失墜のリスクが発生します。個人情報と会社の信頼を守るためにも復元できない方法でデータを消去することが大切です。

環境へ配慮する

資源有効利用促進法も定められ、事業者はパソコンの廃棄の際に環境に配慮する必要があります。パソコンには貴金属やレアメタルに加え、プラスチックなどのリサイクル可能な資源が含まれています。

単に廃棄するだけではなく、パソコン3R推進協会のリサイクルも視野に入れておきましょう。廃棄コストだけでなく環境負荷まで考慮した処理方法を選ぶことが、これからの事業者には求められます。

悪徳業者に騙されない

産廃業者やリサイクル業者のなかには悪徳業者がいる場合があるため注意が必要です。裏で個人情報の抜き取りを狙うようなケースも報告されており安易な依頼は危険です。

トラブルを避けるには候補となる業者をいくつか挙げたうえで、信頼できるかどうかを事前に見極めるようにしましょう。

具体的には自治体から正式に産業廃棄物処分業の許可を受けているか、事務所の住所や連絡先が明確に記載されているか、相場と比べて料金が極端に安くないかといった点がチェックポイントです。

法人向けパソコンを安く新調する方法は？

法人向けパソコンを安く新調するには、販売会社をきちんと選ぶ必要があります。新品のパソコンでは1台あたり100,000～200,000円（税込）になることも珍しくなく、購入コストがかかります。

中古パソコンの場合、同等のスペックでも30％ほど値段を抑えたコストパフォーマンスの高い商品を購入することが可能です。

中古パソコン販売店のなかには、新しいOSに対応した商品を購入してすぐに作業できる状態で売っているところもあります。価格を抑えてパソコンを揃えたい場合、中古販売店も視野に入れましょう。

古くなった法人パソコンを買い替えを検討しているなら

法人パソコンの廃棄の際にはデータ消去が必要で、ソフトウェアの利用・物理的破壊・業者の利用などの方法を取ることができます。個人情報が流出してしまうと、会社の信頼が落ちてしまうため復元ができないようデータを消去しましょう。

法人パソコンの廃棄には買い替えがセットで起こり得ます。古くなった法人パソコンを買い替えを検討しているなら、新品だけでなく中古市場に視野を広げるとコストパフォーマンスの高いパソコンが見つかる可能性が高まります。