事務用パソコンに必要なスペックは？

パソコンは用途によって必要なスペックが異なります。ここでは、事務用パソコンに必要とされるスペックをソフトウェア・CPU・メモリー・ストレージ・ディスプレイなどの基本要素に分けて解説します。

どの程度の性能が必要かが把握できれば、オーバースペックやスペック不足のパソコンを選ばずに済むでしょう。

ソフトウェア

OSソフトウェアとはコンピューターに命令を出すためのプログラムを指し、一般的には以下のOSが使われています。

• Windows
• Mac OS
• Chrome OS

事務用パソコンにWindowsのMicrosoft Officeが付いていれば、Word・Excel・PowerPointを利用した資料の分析や報告書のプレゼンテーション作成などに重宝します。

Mac OSの場合も事務用として使用できますが、クリエイティブ関連の作業により適しているパソコンです。

Chrome OSは低価格ではあるものの、主に2台目以降で利用されるケースが多く、初心者には向かない可能性があります。

事務の用途に限ればWindowsの方がオーバースペックになりにくいことと、費用が抑えられる点でより適しています。

CPU

CPUとは、パソコンの頭脳的な役割を果たすパーツのことを指します。このCPUの性能が高いほど処理能力が向上し、より快適に業務を行うことができます。

事務用パソコンで推奨されるCPUの目安は、インテル社がCore i3で、AMD社はRyzen 3です。負荷の高い作業をする場合はCore i5やRyzen 5が適している場合もあるため、使用する環境に合わせて選ぶようにしましょう。

メモリー

メモリーとはパソコンがデータを一時的に置いておくためのパーツです。メモリーは容量が大きければより動作が快適になる代わりに費用が高くなります。

動画編集をするような用途であれば、16GB以上が推奨されますが、事務目的であれば4〜8GB程度あれば十分です。

ストレージ

ストレージはデータを記憶する装置のことを指します。種類はSSDとHDDの2種類です。SSDは処理速度が高速で衝撃に強く、容量が小さいことが特徴です。

HDDは大容量ですが、処理速度が遅めの傾向があります。近年はSSDが主流で、128GBでも十分ですが、256GB以上あるとMicrosoft Officeソフトやほかのソフトウェアをインストールするゆとりが持てるでしょう。

業務で大容量のストレージを要する場合は外付けのストレージやクラウドサービスも活用できます。

ディスプレイ

事務作業には大きめのディスプレイで、解像度はフルHDが適しています。ノートパソコンをオフィスメインで使用する場合、サイズは15インチ以上あるとよいでしょう。

ノートパソコンを携帯して外出先や自宅など、複数の場所で使用する場合は13〜14インチが適しています。

デスクトップ型パソコンのディスプレイは、設置場所の環境に合わせて選択することが重要です。事務用パソコンであれば、以下の点を参考にするとよいでしょう。

• 設置場所が狭い：22インチ以下
• 標準的な広さ：24インチ前後
• 大画面が必要な作業：27インチ以上

一般的な事務作業であれば、22〜24インチが適しています。また、長時間画面を見続ける事務作業では目の負担にならないようにブルーライトカットされたディスプレイを選択するのもおすすめです。

事務用パソコンの選び方のポイント

パソコンにはさまざまなメーカーやモデルがあるため、選定基準がないと選択に迷うこともあるでしょう。

ここでは、事務用パソコンを選ぶ場合のポイントを以下の4点に絞ってお伝えします。

• 用途を明確にする
• Microsoft Officeソフトが付属しているものを選ぶ
• 保証期間やサポート期間を確認する
• 接続端子を確認する

これらのポイントを押さえておけば判断基準が明確になり、自社に適したパソコン選びの参考にできます。

用途を明確にする

パソコン選びでまず明確にしたいのは使用用途です。事務用パソコンなら、業務範囲に必要不可欠なスペックに絞って選択できます。

予算が抑えられ、適切なパソコンを探す時間を短縮できるメリットもあります。逆に、用途がはっきりしていない場合は、どのような目的にも対応できるようにと必要以上の性能を選んでしまいかねません。

高性能であればそれだけ費用も余分にかかってしまいます。効率的に自社に適したパソコンを選ぶためにも用途を把握することが重要です。

Microsoft Officeソフトが付属しているものを選ぶ

資料やグラフ、プレゼンテーション資料の作成には、Microsoft OfficeのWord・Excel・PowerPointの使用が欠かせません。そのため、Microsoft Officeソフトが付属しているものを選ぶことが重要です。

ビジネスシーンで幅広く活用ができ、購入後にすぐ利用できるのもメリットです。ソフトは買い切り型とサブスクリプション型の2種類があり、買い切り型は一度購入すれば使い続けられます。ただし、サブスクリプション型は月額や年額の支払いが必要な点に注意が必要です。

保証期間やサポート期間を確認する

パソコンを購入するときには、保証の確認は必要不可欠です。特に修理保証は1年間のケースが一般的なため、延長制度の有無なども確認するとよいでしょう。

加えて、故障・破損の原因が自然災害や偶発的なもの（落下や水没など）、あるいは初期不良かによって保証の有無が異なる場合があるため購入前に調べておくことが重要です。

購入後のサポートが手厚い販売元は信頼でき、安心感を持って購入することができます。

接続端子を確認する

パソコンの接続端子とは、デスクトップパソコンとモニターをつないだり、マウスやキーボードを接続したりするためのHDMIやUSB端子などのことを指します。

パソコンの種類によって周辺機器の接続端子の種類や規格が異なるため、購入する前には確認が欠かせません。また、同じ接続端子であっても性能や仕様が異なる場合があります。

近年インターネット回線につなぐ場合は無線Wi-Fiを使用するケースも少なくありません。しかし、会社によっては速度と回線の安定性、安全性の理由から有線LANを使用する場合も考えられるでしょう。

新しいパソコンには有線LANケーブルの端子がない場合も増えているため、使用環境を確認することも重要です。

事務用にはデスクトップパソコンとノートパソコンのどちらを選ぶ？

パソコンには、机に固定して使用するデスクトップパソコンと持ち運びができるノートパソコンの2種類が存在します。

法人用の事務用パソコンとしてはどちらが向いているのかをメリット・デメリットを提示しながら合理的に判断できるように詳しく解説します。

まず、デスクトップパソコンの特徴は次のとおりです。

• 処理能力に優れている
• メモリやストレージの増設・交換ができる
• ノートパソコンよりも費用が抑えられる

据え置き型で場所を移動する必要がない事務作業に適しています。

次に、ノートパソコンの特徴は以下のとおりです。

• 軽量で持ち運びしやすい
• 省スペースでも使用できる
• 自宅やカフェなど外出先でも使用できる

一方で、それぞれにデメリットも存在します。デスクトップパソコンは設置スペースが必要になることと、決められた場所以外で作業ができない点が課題です。

ノートパソコンの場合は、小型化するためにデスクトップパソコンよりも価格が高めであることや性能が制限されるなどの課題があります。

それぞれにメリットやデメリットはありますが、選ぶ際は自社の働き方や業務内容、設置環境を考慮して判断することが重要です。

法人向けパソコンの用途別推奨スペック

近年パソコンは仕事をするうえで、なくてはならない存在です。特に、法人がパソコンを使用する用途は、事務・会計・プログラミング・動画編集・Webデザイナーなど多岐にわたります。

ここでは一般事務と経理・会計事務の用途に絞って詳しく解説します。必要なCPU・メモリー・ストレージなどの目安も紹介するため、業務に必要なスペックが把握でき、余分なコストの削減にもつながるでしょう。

一般事務

一般事務とは、医療事務や受付、会社の営業事務などの事務業務全般を指します。使用用途は文書作成やメールの送受信、資料作成などが挙げられます。

パソコンの使用頻度があまり多くないこのようなケースでは、以下のスペックがおすすめです。

• CPU：Core i3シリーズやRyzen 3クラス
• メモリー：4〜8GB
• ストレージ：SSDで120〜256GB

一般事務で使用するパソコンは基本的に負荷が少ないソフトを使用します。上記のようなスペックを目安にするとよいでしょう。

経理事務や会計

経理や会計事務の現場ではパソコン作業を長時間使用することが考えられます。そのため、快適に作業でき、動作が安定していることが求められます。

経理事務や会計業務の場合に推奨されるパソコンのスペックは次のとおりです。

• CPU：Core i5またはRyzen 5
• メモリー：8GB以上
• ストレージ：SSDは256GB以上

CPUはデスクトップパソコンであればCore i3またはRyzen 3が推奨スペックです。ほぼ毎日作業し、同時に複数のタスクをこなすような経理事務の場合は上記のようなスペックを目安に選ぶとよいでしょう。

事務用パソコンを快適に使う方法

事務業務においては、パソコンの性能だけがよければ何も問題ない、というわけではありません。快適な作業にはパソコン周辺機器やセキュリティ対策も欠かせない要素です。

ここでは事務用パソコンを快適に使う方法を3つのポイントにまとめて解説します。パソコン導入後に職場全体の生産性向上がイメージでき、運用改善の視点が得られるようになります。

デュアルディスプレイで作業効率を向上させる

デュアルディスプレイとはモニター2台を意味し、パソコン作業の効率化を図る利点があります。

複数の画面を使用すると一度に閲覧できる情報量が多くなります。たくさんの資料を閲覧したりオンライン会議で相手に資料を提示したりする際に、より快適に業務ができるでしょう。

テンキー付きキーボードで数値入力を楽にする

通常のキーボードであれば一般的に数字が横一列に並んでいるため素早く数値を入力することができません。しかし、テンキー付きのキーボードであれば、電卓のように素早く数字が打ち込めるため事務効率が向上します。

事務で数値の入力が多い方には備えておきたいパソコン周辺機器です。

セキュリティ対策を万全にする

パソコンを購入したらセキュリティ対策を適切に行い万全の状態にしておくことが重要です。自社の機密事項が漏洩するリスクを防ぎ、不正アクセスによる損害を未然に防ぐことができます。

適切なパスワード管理や信頼できるセキュリティソフトの導入など、できる対策をしておきましょう。万が一の事態に備えてバックアップを取ることも大切です。

事務用パソコンの価格を抑えるなら中古も視野に入れよう

事務用パソコンは1台ではなく、複数台の購入を検討している方も少なくないのではないでしょうか。新品のパソコンを購入すると費用面で大きな負担となることは想像に難くありません。

パソコンの購入費用を抑えつつ高性能なパソコンを揃えたい方には、中古パソコンの購入がおすすめです。

中古パソコンと聞くと「品質や保証が不安で失敗したくない」と躊躇されがちですが、信頼できる販売元を選択すれば品質・保証の両面で不安なく購入できます。

信頼できる中古パソコン販売元を選ぶには、主に以下の点を確認しましょう。

• 価格帯
• 商品数
• 保証
• 安全性
• アフターケア

自社の予算や必要台数、購入後の保証期間などを比較して適した販売元を選択することが重要です。

適したスペックの事務用パソコンを導入したいなら

ここまで、法人が事務用パソコンを選ぶ際の必要スペックや性能、周辺環境の重要性などを解説してきました。さらに、新品だけでなく中古パソコンでも十分用途を満たせる可能性があることにも言及しました。

自社のケースに当てはめて、より詳しく購入を検討したいという方はぜひブロードリンクにお問い合わせください。