Microsoft 365には無料で利用できるWebアプリケーション版と、サブスクリプション契約が必要な有料版があり、それぞれの特徴は大きく異なります。

無料版ではWord・Excel・PowerPointのWeb版を利用でき、5GBのOneDriveストレージが提供されます。

一方、有料版ではデスクトップアプリケーションのインストールが可能で、1TBのクラウドストレージや技術サポートも含まれているのが特徴です。

どちらが優れているかではなく、利用目的に応じて選ぶ判断が重要でしょう。本記事では無料版と有料版の違いを整理し、自分に合った選択ができるよう判断材料を提示していきます。

Microsoft 365の無料版の特徴

Microsoft 365の無料版は、Microsoftアカウントを作成すればどなたでも利用可能なサービスです。

Word・Excel・PowerPointなどのアプリケーションをWebブラウザ上で使用でき、パソコンへのインストールは不要です。

OneDriveは、インターネット上でファイルやフォルダーを保管・管理できるクラウドストレージであり、無料版では5GBの容量が提供されています。

Windows 10およびWindows 11にはあらかじめ搭載されていることがあり、すぐに利用を開始できます。インターネット環境があれば、自宅や外出先からでもファイルにアクセスでき、編集や共有が可能です。

Microsoft 365の有料版の特徴

Microsoft 365の有料版は、無料版の全機能に加えて多くの追加機能が利用できるサブスクリプション形式で提供されています。

大きな特徴は、Word・Excel・PowerPointなどのデスクトップ版アプリケーションをWindows PCやMacにインストールして使用できる点です。

1TBのOneDriveストレージが付属し、大容量のファイルも余裕を持って保存が可能です。

新しい機能や修正プログラム、セキュリティ更新プログラムが常に提供され、チャットなどのオンラインサポートも受けられます。

ランサムウェアの検出機能や、ファイルを過去30日以内の状態に復元する機能も有償版で利用できる特典です。

Microsoft 365の無料版と有料版の違い

Microsoft 365の無料版と有料版では、利用できるアプリケーションの形態やストレージ容量、サポート内容などに明確な差があります。

無料版はWebブラウザ上での利用に限定される一方で、有料版はデスクトップアプリケーションも含めた幅広い利用形態に対応しています。

両者の違いを正確に把握することで、自分の用途に合ったプランを選択できるようになるでしょう。以下では、主要な比較ポイントを4つの観点から整理していきます。

利用できるアプリケーションの違い

無料版ではWord・Excel・PowerPointのWebバージョンのみが利用可能で、ブラウザを通じてファイルの作成や編集を行います。

有料版ではこれらのWeb版に加えて、Windows PCやMacにインストールできるデスクトップ版アプリケーションが提供されます。

Microsoft 365 Personalでは、1ユーザーがWindows PC・Mac・タブレット・スマートフォンなど複数のデバイスにOfficeをインストール可能です。

ただし、同時に利用できるデバイスは5台までの制限が設けられています。デスクトップ版では、Webバージョンよりも多くの機能を利用できます。

主な機能の違い

Excel for the webは、Excelデスクトップアプリケーションとよく似た操作感を提供しますが、一部の高度な機能には制限が設けられています。

Webバージョンでは、マクロは実行できず、VBAを使用したマクロの作成もできません。

PowerPivotのデータモデル作成や外部データ接続の作成には、デスクトップアプリケーションが必要です。

100MBを超えるブックは、SharePoint内からExcel for the webで表示できません。有料版のデスクトップアプリケーションでは、これらの高度な機能をすべて活用できます。

ストレージ容量の違い

OneDriveの無償版では、5GBのクラウドストレージが無料で利用可能です。

この容量で写真や文書などのファイル保存には対応できますが、動画など大容量データには限界があります。

Microsoft 365 Basicでは100GBのストレージが提供され、Microsoft 365 PersonalおよびMicrosoft 365 Familyでは1TBのストレージが付属します。

有償版のストレージは、家庭向けでは年間2,000円前後の100GBプランから用意されており、法人向けでは大容量プランや条件付きでの容量拡張が可能です。

Microsoft 365を購入すると、契約期間中はOneDriveの容量が1TBに拡張される仕組みです。

サポートの違い

無料版には専用の技術サポートは含まれておらず、オンラインヘルプやコミュニティフォーラムが主な情報源です。

有料版では通年の技術サポートが提供され、問題が発生した際に専門スタッフからチャットや電話でのサポートを受けられます。

Microsoft 365 Basicでは、広告なしのOutlookメールとテクニカルサポートの利用が可能です。

有料プランでは、ランサムウェアなどの悪意のある攻撃が検出されると通知を受け取れます。攻撃後30日以内であれば、ファイルが侵害される前の状態に復元することも可能です。

Microsoft 365の無料版のOfficeでできること

Microsoft 365の無料版でも、日常的な文書作成や表計算の基本的な作業は十分に行えます。

無料のOffice for the webを使えば、インストールせずにドキュメントの作成や編集が可能です。

共同作業機能も備わっており、離れた場所にいる方とリアルタイムでファイルを編集できます。

OneDriveを活用することで、どのデバイスからでも自分のファイルにアクセスでき、作業の継続が可能となります。

WordやExcelファイルの作成や編集

無料のOffice for the webでは、Word・Excel・PowerPointを使ったドキュメントの作成や編集が可能です。

Excel for the webではセルの値入力や基本的な計算、グラフ作成、ピボットテーブルなどの機能の利用が可能です。

数式やオートSUM機能も、デスクトップアプリケーションと同様に動作します。ただし、VBAを使ったマクロ作成や一部の高度な分析機能はWeb版では制限されています。

基本的な表計算や文書作成であれば、無料版でも実用レベルの作業が十分可能です。

ほかのユーザーとの共有や共同編集

OneDriveに保存したファイルやフォルダーは、仕事仲間や家族、友人と簡単に共有できます。

共有されたファイルは閲覧だけでなく編集することも可能で、リアルタイムでの共同作業に対応しています。

2人以上のユーザーが各自のWebブラウザを使用し、同時に同じスプレッドシートで作業することが可能です。

リアルタイムプレゼンス機能により、共同編集者が文書のどこを編集しているか確認でき、編集中の競合を避けられます。

変更箇所もその場で表示されるため、効率的なチーム作業が実現するのが特徴です。

OneDriveへのファイルの保存や読み出し

OneDriveを活用すれば、どのデバイスからでもファイルにアクセスでき、編集や共有が可能となります。

Windows PCやMac内にあるファイルをOneDriveと同期することで、常に新しい状態を維持できます。

デバイスが故障や紛失した場合でも、OneDriveにファイルが保存されていれば失われる心配はありません。

スマートフォンやタブレット用のOneDriveアプリケーションをインストールすれば、外出先からでもファイルにアクセス可能です。

インターネット環境があれば、会社・自宅・外出先など場所を問わず利用できます。

Microsoft 365の無料版が向いている方

Microsoft 365の無料版は、すべてのユーザーに適しているわけではありませんが、特定の利用シーンでは十分な機能を発揮します。

高度な編集機能やオフライン作業が不要な場合、無料版でも快適に作業を進められます。

コストを抑えながらOfficeアプリケーションを活用したい方にとって、無料版は賢い選択肢です。以下では、無料版が特に適しているユーザー像を3つの視点から整理します。

Officeをお試しで使用してみたい方

これから Microsoft 365の導入を検討している方には、まず無料版で機能を試してみることを推奨します。

Webブラウザ上でWord・Excel・PowerPointの基本操作を体験でき、自分の用途に合うかどうかを確認できます。無料版は期間制限なく利用できるため、じっくりと操作感を確かめられるでしょう。

有料版への移行を検討する際の判断材料として、無料版での使用経験は役立ちます。必要な機能が無料版で満たされるか確認してから、有料版への移行を決めても遅くはありません。

予算を抑えたい方

Microsoft 365の無料版は、コストをかけずにOfficeアプリケーションを利用したい方に適しています。

Microsoftアカウントを作成するだけで、Word・Excel・PowerPointが追加費用なしで使えるようになります。

5GBのOneDriveストレージも無料で付属するため、基本的なファイル保存にも対応可能です。浮いた予算をパソコン本体の購入費用に充てる選択肢も生まれます。

中古パソコン直販は、中古パソコンの卸売として、小売店やECショップへ大量に卸すビジネス構造を持っています。

そのため、一般的な再販サイトよりもお求めやすい価格での提供が可能です。すべてのパソコンはデータ消去・動作確認済みで、保証付きプランにも対応しているのが特徴です。コストを抑えながらパソコン環境を整えたい方は、ぜひ一度ご相談ください。

プライベートでの使用がメインの方

家庭での文書作成や表計算が主な用途であれば、無料版の機能で十分に対応が可能でしょう。

家族や友人との情報共有、個人のスケジュール管理にも適しています。離れた場所にいる方との共同編集機能も備わっているため、家族間でのファイル共有もスムーズに行えます。

マクロや高度な分析機能を使わない一般的な利用であれば、無料版で不便を感じる場面は多くありません。プライベート利用が中心の方は、まず無料版から始めてみることを推奨します。

Microsoft 365の有料版が向いている方

業務での本格的な利用や高度な機能が必要な場合は、有料版の導入を検討すべきです。

無料版では対応できない機能や大容量ストレージが必要な場面では、有料版が力を発揮します。

オフライン環境での作業が求められるケースでも、デスクトップアプリケーションが利用できる有料版が適しています。

ビジネスで使用する方

業務での本格的な利用には、1TBのクラウドストレージと技術サポートが付属する有料版が適しています。

ランサムウェアの検出や過去30日以内の状態へのファイル復元機能は、ビジネスデータの保護に役立ちます。

法人向けプランでは、Windows PC・タブレット・スマートフォンそれぞれ複数台にインストールすることが可能です。

通年の技術サポートがあるため、トラブル発生時も不安なく業務を継続できます。

無料版にはない高度な機能を必要とする方

VBAを使ったマクロの作成や実行が必要な方には、デスクトップ版アプリケーションが利用できる有料版が必須です。

PowerPivotのデータモデル作成や外部データ接続も、デスクトップアプリケーションでのみ対応しています。

100MBを超える大容量のExcelブックを扱う場合も、デスクトップ版が必要となります。

ゴールシークやソルバーなどの高度な分析ツールも、Web版では利用できません。業務で複雑なデータ処理を行う方は、有料版の機能が作業効率を大きく向上させます。

オフラインでの作業が多い方

インターネット接続がない環境で作業する機会がある方には、有料版のデスクトップアプリケーションが適しています。

Excel for the web is ブラウザから起動するため、オフラインではアクセスできません。

デスクトップアプリケーションをインストールしておけば、移動中や通信環境が不安定な場所でも作業を継続できます。

出張や外出が頻繁なビジネスパーソンにとって、オフライン対応は重要な選択基準です。

Microsoft 365の無料版を使いこなそう

Microsoft 365は、無料版と有料版それぞれの特徴を理解し、自分の用途に合ったプランを選ぶことが重要です。

快適に利用するためには、パソコン環境も含めたトータルな利用環境を考える必要があります。

中古パソコンを選択肢に入れればコストを抑えられるため、Microsoft 365と組み合わせて効率的な作業環境を実現できます。